WerkMomente – das Handbuch

Was ist WerkMomente?

Die Corporate-Influencer-Plattform für euer Team: gemeinsam sammeln, veredeln, persönlich posten.

WerkMomente löst das Kernproblem von Employee-Advocacy-Programmen: Die besten Inhalte entstehen im Arbeitsalltag – auf der Messe, im Kundentermin, beim Teamfrühstück – aber sie schaffen es nie auf LinkedIn, weil das Formulieren Zeit kostet und die Hemmschwelle hoch ist. WerkMomente verkürzt den Weg vom Foto zum fertigen Beitrag auf wenige Minuten.

Das Grundprinzip in drei Schritten

1. Moment teilen: Jemand lädt ein Foto (oder Video, PDF, mehrere Bilder) mit einer kurzen Beschreibung hoch – „Was war da los?"
2. KI macht einen Vorschlag – mehr nicht: Aus Bild und Beschreibung entsteht ein Text-Entwurf, der dich unterstützt, nicht ersetzt. Übernimm ihn nie 1:1: Nimm dir die Zeit, mach den Text zu deinem eigenen und bring deine Statements hinein. Wir wollen keinen KI-Müll, sondern persönliche Postings – die Plattform automatisiert nicht, sie unterstützt.
3. Persönlich posten: Jede:r im Team kann den Moment aufgreifen und den fertigen, eigenen Beitrag mit einem Klick auf dem eigenen LinkedIn-Profil posten – sofort oder geplant.

Die Wall: ein Pool, in den alle einzahlen

Der größte Hebel steckt nicht im einzelnen Beitrag, sondern darin, wo die Inhalte zusammenkommen. Normalerweise liegt Rohmaterial verstreut: Messefotos auf einem Handy, Kampagnenmotive im Agentur-Ordner, das gute Kundenzitat in einer E-Mail, der Produktschuss auf einem Laufwerk. Jeder Beitrag beginnt damit, dass jemand Material zusammensucht – und genau daran scheitern die meisten Programme nach ein paar Wochen.

Auf der Wall kommt all das an einer Stelle zusammen, egal woher es stammt:

Und das ist der eigentliche Punkt: Ein freigegebener Moment gehört dem ganzen Space, nicht nur der Person, die ihn hochgeladen hat. Wer ihn aufgreift, bekommt einen eigenen KI-Vorschlag auf Basis desselben Materials, macht daraus seinen eigenen Text und postet unter seinem Namen.

Ein Moment, viele Beiträge – das Messe-Beispiel

Du stehst auf einer Messe, hast WerkMomente am Handy und fotografierst den Stand kurz vor der Eröffnung. Zwei Sätze Beschreibung dazu, hochladen, weiterarbeiten. Ab da läuft es auch ohne dich weiter:

1. Der Moment ist auf der Wall. Nach der Freigabe sieht ihn das ganze Team – nicht als Datei im Anhang, sondern mit Beschreibung, Kontext und fertigen Textvorschlägen.
2. Social Media greift zu. Das Team weist den Moment gezielt den drei Kolleg:innen zu, die auch auf der Messe sind, und hängt ihn im Redaktionsplan an die laufende Woche.
3. Die Kolleg:innen posten aus ihrer Sicht. Jede:r bekommt einen eigenen Vorschlag, abgestimmt auf den hinterlegten Tone of Voice. Drei Leute, drei Perspektiven, drei Netzwerke – aus einem einzigen Foto.
4. Du postest selbst. Abends im Hotel, aus demselben Moment. Oder du planst ihn auf Donnerstag, 10 Uhr, wenn deine Zielgruppe wirklich liest.
5. Und in vier Wochen noch einmal. Der Moment bleibt auf der Wall: kombiniert mit anderen Bildern, auf Englisch neu aufgesetzt oder im Redaktionsplan einer späteren Woche wieder aufgegriffen.

Aus einem Handy-Foto werden so mehrere Beiträge auf mehreren Profilen – ohne eine einzige E-Mail mit Anhang, ohne „schick mir mal das Bild", ohne Freigabeschleife per WhatsApp.

Warum das mehr trägt als „jeder postet halt selbst"

• Der Anlass entsteht nur einmal. Die Messe ist am Dienstag vorbei. Was bis dahin nicht im Pool liegt, ist weg – im Pool bleibt es monatelang nutzbar.
• Reichweite entsteht über Menschen, nicht über Seiten. Persönliche Profile bekommen mehr Reichweite als Firmenseiten – und zehn Profile mehr als eines. Das funktioniert aber nur, wenn zehn Leute auch Material haben. Genau dafür ist der Pool da.
• Auch wer nichts fotografiert, ist dabei. Nicht jede:r hat Kundentermine oder Messen. Wer nichts Eigenes hat, greift einen Moment der Kolleg:innen auf – und ist trotzdem sichtbar.
• Content-Recycling ist eingebaut. Derselbe Moment: sofort und später, deutsch und englisch, einzeln und als Mehrbild-Beitrag, persönlich und über die Company Page.
• Der Flow reißt nicht ab. Anlass → Rohmaterial → Pool → Veredelung → Verteilung → Zahlen: alles an einem Ort. Klassische Programme brechen genau an den Übergabestellen, an denen jemand eine Datei weiterschicken müsste.

Spaces, Rollen und Sichtbarkeit

Jedes Unternehmen bekommt einen eigenen Space mit eigener Wall, eigenem Branding (Farbe, Logo) und strikt getrennten Daten. Innerhalb des Space gibt es zwei Rollen:

Erste Schritte

Vom ersten Login bis zur verbundenen LinkedIn-Verbindung – in fünf Minuten startklar.

Anmelden – ohne Passwort

1. Öffne momente.vertriebs-rakete.com und gib deine Firmen-E-Mail-Adresse ein. Zugang hat, wessen E-Mail-Domain freigeschaltet oder wer persönlich eingeladen ist.
2. Du bekommst eine E-Mail mit einem 6-stelligen Code – eintippen, fertig. Kein Passwort, kein Klick-Link (Firmen-Mail-Filter mögen keine Links).
3. Alternativ: „Mit Microsoft anmelden", wenn euer Unternehmen Microsoft 365 nutzt.

Einwilligungen

Beim ersten Start fragt WerkMomente zwei Einwilligungen ab: das Nutzungsrecht an deinen hochgeladenen Fotos und das Einverständnis, auf Fotos anderer abgebildet zu sein. Beides ist jederzeit widerrufbar – bei Widerruf verschwinden betroffene Fotos sofort von der Wall und die Bilddateien werden nach spätestens 30 Tagen endgültig gelöscht (mehr in Kapitel 11).

LinkedIn verbinden

Unter Profil verbindest du dein LinkedIn-Konto – damit funktioniert das 1-Klick-Posten direkt aus der Wall. Die Verbindung gilt ca. 2 Monate und lässt sich mit einem Klick erneuern oder trennen. Optional gibt es dort eine zweite Verbindung, LinkedIn Analytics, für deine automatischen Kennzahlen (Kapitel 7).

Aufs Handy holen

Unter /handy findest du einen QR-Code und eine Anleitung, wie du WerkMomente als App auf den Startbildschirm legst (iPhone und Android). Perfekt für Messen und Events: Handy zücken, Moment teilen.

Momente teilen

Der Rohstoff des Programms: echte Augenblicke, schnell hochgeladen.

Was du hochladen kannst

Die Beschreibung ist das KI-Briefing

Das Feld „Was war da los?" ist mehr als eine Bildunterschrift: Es ist die Grundlage für die Posting-Vorschläge. Je konkreter (Namen, Anlass, eine Erkenntnis), desto besser die Texte. Optional kannst du eine Referenz-URL mitgeben – die KI liest die Seite und übernimmt Fakten korrekt.

Freigabe

Je nach Space-Einstellung erscheinen Momente sofort auf der Wall oder erst nach Freigabe durch einen Admin (Vier-Augen-Prinzip). Vor der Freigabe siehst nur du deinen Moment. Beim Upload bestätigst du, dass keine vertraulichen Inhalte sichtbar sind und abgebildete Personen einverstanden sind.

Die Wall

Der gemeinsame Pool aller Momente – organisiert nach dem, was du damit tun willst.

Aufbau von oben nach unten

1. „Für dich vorbereitet" – dir zugewiesene Momente, die du noch nicht gepostet hast, als große Teaser-Kacheln.
2. „Geht in den nächsten 4 Wochen raus" – der Team-Zeitstrahl (siehe unten).
3. Dein Redaktionsplan-Ausblick – deine nächsten geplanten Slots.
4. Der Momente-Pool – alle Kacheln, neueste zuerst, nach Monaten gruppiert; von Admins angepinnte Momente stehen ganz vorn.

„Für dich vorbereitet" – dein persönlicher Einstieg

Direkt nach der Anmeldung siehst du ganz oben die Beiträge, die speziell für dich zusammengestellt wurden. Sie können von ganz unterschiedlichen Stellen kommen: von eurer Agentur, von internen Influencer-Manager:innen oder Programmleiter:innen, vom Social-Media-Management – oder von dir selbst. Genauso unterschiedlich ist die Form: mal ein einfaches Foto aus dem Büro oder der Freizeit, mal ein sorgfältig aufbereiteter Beitrag zu einem Thema, ein Slider (PDF-Karussell) oder ein Beitrag mit mehreren Bildern. Ein Klick auf die Kachel, und du bist in der Schreibwerkstatt (Kapitel 5).

Tabs und Filter

Vier Tabs: Alle Momente (Standard), Neu diese Woche, Für mich (deine Zuweisungen), Momente mit mir (Fotos, auf denen du markiert bist). Dazu Such-, Kategorie- und Zeitraum-Filter sowie Status-Chips mit Zählern: Noch offen (von dir nie gepostet – die „Was soll ich posten?"-Antwort), Von mir genutzt, Geplant, Videos & PDFs.

Der Zeitstrahl: vier Wochen Vorschau & Bilanz

Vier Wochen-Spalten zeigen teamweit, was in den nächsten Wochen ansteht: was bereits gepostet wurde, was fix geschedult ist und was noch in der Planungsphase steckt. Jeder Eintrag: Kurz-Überschrift, von wem, wann – Klick führt zum vorbereiteten Moment. Eigene geschedulte Posts lassen sich direkt hier verschieben. Beiträge aus dem Redaktionsplan tragen ein kleines R; frei geplante Momente stehen gleichberechtigt daneben. Hängt ein Moment an einem Slot, zeigt seine Detailseite ganz oben einen Redaktionsplan-Balken mit dem geplanten Beitrag.

Auf den Kacheln

Kompakte Status-Chips statt Textwüste: 📅 Ziel-Woche, 🎯 „für Markus", LinkedIn-Chip mit Poster-Name, 🔁 Nutzungszähler – der Volltext erscheint beim Überfahren mit der Maus. Karussell-Beiträge zeigen auf der Detailseite eine durchblätterbare Galerie, PDFs einen Seiten-Flipper.

Posten mit KI

Vom Moment zum Beitrag: Die Detailseite ist deine Schreibwerkstatt.

So sieht das im Alltag aus: Dieser Moment wurde im Redaktionsplan vorbereitet – als fertig gestaltete BrandMoment-Karte – und landet so auf der Wall …

… und auf der Detailseite läuft alles zusammen: Zuweisung und Wochenplanung, die Posting-Ampel, die KI-Vorschläge in der hinterlegten Tonalität – hier bereits persönlich angepasst und mit einem Klick veröffentlicht.

Die Posting-Vorschläge

Beim ersten Öffnen eines Moments generiert die KI zwei LinkedIn-Varianten (unterschiedliche Aufhänger, reichweiten-optimiert: starker Hook, kurze Absätze, offene Frage am Ende, 0–3 Hashtags) und eine Kurz-Variante für Instagram/Facebook. Die Sprache folgt automatisch der Beschreibung (Deutsch/Englisch umschaltbar), und „Neu generieren" holt frische Vorschläge.

Die Texte berücksichtigen das Firmenprofil des Space und – falls vom Admin hinterlegt – deine persönliche KI-Tonalität (z. B. für Geschäftsführung anders als für Vertrieb).

Zu deinem Text machen

Jeder Vorschlag ist direkt editierbar. Deine Anpassung wird automatisch gespeichert – mit Vermerk „Von dir angepasst am …" und blauer Markierung „Persönlich angepasst", damit klar ist: Das ist nicht mehr reine KI. Anpassungen sind privat; Kolleg:innen bearbeiten ihre eigene Version desselben Moments.

Veröffentlichen – drei Wege

Für andere posten lassen

Wer mag, erlaubt einer Kollegin oder dem Social-Media-Manager, Beiträge im eigenen Namen zu posten (Delegation, jederzeit widerrufbar) – praktisch für Führungskräfte. Die Freigabe erfolgt im Profil; gepostet wird dann über deine LinkedIn-Verbindung, aber immer von einem Menschen ausgelöst.

Redaktionsplan & Team

Struktur für die großen Beiträge – ohne die Spontaneität zu ersticken.

Der Redaktionsplan zeigt wochenweise, welche Beiträge anstehen: Thema, Format, Briefing und wer posten soll. Deine eigenen Slots sind hervorgehoben; fehlt noch ein Foto, springst du per „Foto hinzufügen" mit vorbefülltem Briefing direkt in den Upload. Verknüpfte Momente öffnest du mit einem Klick – posten inklusive.

Grundsatz: Geplant werden vor allem die größeren Beiträge und die Posts der Geschäftsführung. Nicht jeder Post muss in den Plan – spontane Momente sind ausdrücklich erwünscht.

Team-Notizen

Unter dem Plan gibt es ein Feedback-Board: Jede:r kann Notizen für Kolleg:innen und Admins hinterlassen („Zum Messe-Slot hätte ich noch Fotos vom Aufbau"). Jede Notiz zeigt Autor:in und Zeitpunkt; eigene Notizen kannst du löschen, Admins moderieren.

Zuweisungen & Erinnerungen

Admins können Momente gezielt Personen zuweisen („Für dich ausgewählt", optional mit Ziel-Woche). Zugewiesene Momente erscheinen prominent auf deiner Wall und im „Für mich"-Tab. Freundliche Erinnerungen kommen als fertige E-Mail-Vorlage – kein Nachjagen nötig.

Zahlen & Motivation

Sehen, was das Posten bringt – automatisch statt handgetippt.

LinkedIn Analytics verbinden Beta

Im Profil gibt es neben der Posten-Verbindung eine zweite Karte: LinkedIn Analytics. Mit deiner Zustimmung holt WerkMomente einmal täglich die Kennzahlen deiner LinkedIn-Beiträge (Impressionen, Reaktionen, Kommentare u. a.) und deine Follower-Zahl. Sichtbar sind die Zahlen nur für dich und die Admins deines Unternehmens; die Verbindung ist jederzeit trennbar – dann wird nichts Neues mehr abgerufen.

Die Performance-Seite

Alles Messbare hat eine eigene Seite im Hauptmenü: Performance. Dort zeigt „LinkedIn-Performance" deine 7-Tage-Kacheln (Impressionen mit Vergleich zur Vorwoche, Reaktionen, Kommentare, Follower) plus einen Tages-Verlauf deiner Impressionen über 28 Tage. Admins sehen zusätzlich die Team-Übersicht aller verbundenen Profile – mit Impressionen über 7, 14, 28 und 90 Tage sowie gesamt.

Team-Benchmark

Die freundliche Bestenliste: Punkte aus Posts (×10), aktiven Wochen (×5), Kommentaren, Likes (×0,2) und Vernetzungs-Anfragen (×2). Engagement-Zahlen kommen automatisch aus LinkedIn, sobald die Analytics-Verbindung bestätigt ist. Wer noch nicht bestätigt hat, trägt ein ⚠︎ – in der eigenen Zeile gleich mit Link zum Bestätigen.

Team vs. Company Page Beta

Verbindet ein Admin die LinkedIn-Firmenseite, zeigt die Performance-Seite den direkten Vergleich: Reichweite und Engagement des Teams neben der Company Page – inklusive der Kernbotschaft „Euer Team erreicht das X-fache der Company-Page-Reichweite". Das stärkste Argument für euer Programm, live belegt.

Wo (noch) keine automatischen Zahlen laufen, kannst du beim eigenen Post Likes, Kommentare und Impressionen selbst nachtragen – die Karte dafür ist auf jeder Moment-Detailseite.

Werkstatt-Helfer

Kleine Werkzeuge, die das Posten leichter machen – laufend erweitert.

Für Admins

Der Admin-Bereich: Qualität sichern, Team steuern, Programm belegen.

Beta-Funktionen & bekannte Grenzen

Was „Beta" heißt – und wo LinkedIn uns (noch) Grenzen setzt.

Beta markiert Funktionen, die neu sind und aktiv weiterentwickelt werden: LinkedIn Analytics, LinkedIn-Performance, Company-Page-Vergleich und die Kommentar-Inbox. Sie sind produktiv nutzbar; Rückmeldungen fließen direkt in die Weiterentwicklung.

Bekannte Grenzen (Stand August 2026)

• Profil-Aufrufe & Content-Follower: Zwei LinkedIn-Metriken liefern derzeit auf LinkedIn-Seite Fehler. Sie erscheinen automatisch, sobald LinkedIn sie repariert – unser täglicher Abruf versucht es weiter.
• Zahlen pro Einzelpost: LinkedIn liefert Tageswerte über alle deine Beiträge, keine verlässlichen Einzelpost-Werte. Für einzelne Beiträge bleibt die Selbsteingabe.
• Benchmark-Semantik: Die automatischen Engagement-Zahlen umfassen dein gesamtes LinkedIn-Profil, nicht nur WerkMomente-Beiträge – gewollt, denn sichtbar ist sichtbar.

Datenschutz & Sicherheit

Kurzfassung der wichtigsten Zusagen – die vollständige Erklärung steht unter /datenschutz.

• EU-Hosting: Datenbank, Login und Dateien liegen bei Supabase in der EU (Irland), die Anwendung läuft auf Vercel (Frankfurt). Einzige Ausnahme: Für Posting-Vorschläge gehen Foto/Beschreibung (bzw. bei der Kommentar-Inbox der Kommentartext) an den KI-Dienst Anthropic (USA) – abgesichert über Standardvertragsklauseln, Speicherung dort max. 30 Tage.
• Strikte Mandanten-Trennung: Jeder Kunden-Space ist auf Datenbank-Ebene isoliert (Row Level Security auf jeder Tabelle) – regelmäßig auditiert.
• Fotos ohne Ortsdaten: GPS-/EXIF-Metadaten werden beim Upload entfernt. Bei Videos/PDFs bleibt die Datei unverändert – darauf weist der Upload hin.
• Einwilligung & Widerruf: Beide Einwilligungen sind protokolliert und jederzeit widerrufbar. Widerrufene und abgelehnte Fotos verschwinden sofort von der Wall; die Bilddateien werden nach spätestens 30 Tagen endgültig gelöscht.
• LinkedIn-Zugriff: Zugriffsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert und sind im Browser nie sichtbar. Jede Verbindung (Posten, Analytics, Company Page) ist einzeln trennbar – dann werden die Schlüssel gelöscht.
• Nichts postet automatisch im Namen einer Person – jede Veröffentlichung braucht einen menschlichen Klick. Das ist zugleich LinkedIn-Regelkonformität: keine Automatisierung, kein Bulk, Human-in-the-Loop.

Die LinkedIn-Regeln – und wie wir sie einhalten

Warum nichts automatisch gepostet und nichts automatisch kommentiert wird – und was das für deinen Alltag bedeutet.

LinkedIn untersagt im Kern drei Dinge: automatisiertes Handeln im Namen von Menschen ohne deren konkrete Entscheidung, Verschleierung der Identität und Zugriff auf Daten außerhalb der offiziellen Schnittstellen (Scraping). WerkMomente ist so gebaut, dass es das gar nicht kann – nicht als Vorsatz, sondern weil die entsprechenden Funktionen schlicht nicht existieren.

Vier Prinzipien

Was WerkMomente ausdrücklich nicht tut

• Keine automatischen Kommentare unter fremden Beiträgen. Antworten auf Kommentare der Firmenseite entwirft die KI – abschicken kann sie nur ein Admin, nach Sichtung des Textes.
• Kein automatisches Liken, Folgen oder Reagieren. Dafür existiert im System kein einziger Aufruf.
• Keine automatisierten Kontaktanfragen. Siehe Vernetzungs-Helfer weiter unten.
• Kein Massen- oder Serienposting. Jeder Beitrag entsteht aus einem einzelnen Moment und einer einzelnen Freigabe.
• Nichts ohne dein Wissen. Ohne deine persönliche LinkedIn-Verbindung gibt es keinen Weg, in deinem Namen zu veröffentlichen.
• Kein Scraping. Keine Daten von LinkedIn-Seiten „abgelesen", keine nachgebauten Sitzungen.

„Für später planen" ist keine Automatik

Ein geplanter Beitrag wirkt auf den ersten Blick automatisch – ist es aber nicht. Inhalt, Profil und Zeitpunkt hast du vorher festgelegt; der Hintergrundlauf führt nur aus, was du entschieden hast. Wie ein Wecker, den du selbst stellst. Er erzeugt keine Inhalte, wählt keine Empfänger und trifft keine Entscheidung.

Der Vernetzungs-Helfer – bewusst ohne Automatik

Genau hier verstoßen viele Werkzeuge gegen die LinkedIn-Regeln: automatische Kontaktanfragen, Massen-Nachrichten, abgegriffene Profile. Der Vernetzungs-Helfer macht nichts davon. Er verwaltet deine selbst recherchierte Liste, baut daraus Links und legt vorbereitete Anschreiben in die Zwischenablage. Anklicken, prüfen, einfügen, absenden – das tust du selbst, auf LinkedIn.

Wenn jemand für dich postet

Agentur oder Social-Media-Verantwortliche können für dich posten – aber nur, wenn du es vorher erlaubt hast: entweder über eine Vollmacht, die du selbst anlegst, oder über die Agentur-Freigabe in deinem Profil. Fehlt beides, wird der Versuch abgewiesen. Der Beitrag erscheint in jedem Fall unter deinem Namen – verschleiert wird nichts.

Und die KI?

Die KI schreibt Vorschläge: Posting-Texte aus Foto und Beschreibung, Entwürfe für Kommentar-Antworten. Sie hat keinen Zugang zu LinkedIn. Zwischen jedem KI-Ergebnis und LinkedIn steht ein Mensch, der den Text sieht, ändern kann und die Veröffentlichung auslöst. Das ist nicht nur regelkonform, es ist der Produktkern: Beiträge sollen nach der Person klingen, die sie postet.

Hilfe & FAQ

Die häufigsten Stolpersteine – und ihre Lösungen.